Tekoäly auttaa, mutta ymmärtääkö yrittäjä oman liiketoimintasuunnitelmansa?

Hyvä liiketoimintasuunnitelma on sellainen, jonka yrittäjä itse ymmärtää

Kenelle liiketoimintasuunnitelma tehdään? Yritysneuvonnassa vastaukseksi kuulee usein, että sitä tarvitaan starttirahahakemuksen liitteeksi tai rahoittajaa varten. Nämä ovat hyviä syitä laatia suunnitelma. Painotan kuitenkin asiakkailleni aina, että samalla he tekevät tärkeää työkalua itselleen.

Yrittäjyyttä suunnittelevan täytyy miettiä monia asioita: oma osaaminen, palvelut tai tuotteet, mahdolliset asiakkaat, hinnoittelu ja yrityksen perustamisen käytännön asiat. Liiketoimintasuunnitelma auttaa kokoamaan nämä yhteen ja hahmottamaan, miten ne liittyvät toisiinsa. Samalla huomaa, mikä on jo selvää ja mitä täytyy vielä selvittää.

Siksi suunnitelman tulee olla käytännönläheinen. Mitä myyn ja kenelle? Miten tavoitan asiakkaani? Mitä toiminta maksaa, ja kuinka paljon minun täytyy myydä, jotta työstä jää itselleni toimeentuloa? Mitä teen ensimmäiseksi? Mitä konkreettisempia vastaukset ovat, sitä enemmän suunnitelmasta on hyötyä yrityksen arjessa.

Ajatukset näkyviksi tarkentavilla kysymyksillä

Yritysneuvonnassa huomaan usein, että yrittäjän suunnitelma on hänen mielessään pidemmällä kuin paperilla. Tekstistä saattaa esimerkiksi puuttua kuvaus siitä, miten tuote tai palvelu toimitetaan asiakkaalle. Kun kysyn asiasta, yrittäjällä on vastaus valmiina. Hän on pitänyt käytäntöä niin itsestään selvänä, ettei ole tullut kirjoittaneeksi sitä näkyviin.

Kysymykset auttavat sanoittamaan omaa ajattelua. Samalla voidaan erottaa toisistaan asiat, jotka ovat jo ratkaistu mutta jääneet kirjaamatta, ja asiat, joita täytyy vielä pohtia. Molemmat vievät suunnitelmaa eteenpäin.

Tässä tekoälylle löytyy hyödyllinen tehtävä. Sitä voi pyytää lukemaan suunnitelman ja esittämään tarkentavia kysymyksiä: mikä jää epäselväksi, mistä tarvitaan käytännön esimerkki ja mitä olisi vielä hyvä selvittää?

Hyvä liiketoimintasuunnitelma syntyy vaiheittain. Ensimmäinen tekoälylle annettu ohje eli kehote auttaa alkuun, mutta suunnitelma tarkentuu kysymysten, vastausten ja muokkaamisen kautta. Tekoälyä kannattaa pyytää kysymään yksi asia kerrallaan ja odottamaan vastausta. Sitä on myös hyvä ohjeistaa kysymään puuttuvat tiedot yrittäjältä sen sijaan, että se täydentäisi niitä omilla oletuksillaan. Näin sisältö rakentuu yrittäjän omista tiedoista ja ajatuksista.

Kielitaito ei ole sama asia kuin liiketoimintaosaaminen

Maahanmuuttajataustaisella yrittäjällä voi olla vahvaa ammattitaitoa, aiempaa yrittäjäkokemusta tai erityisosaamista, jota Suomessa on vähän saatavilla. Hänellä voi myös olla kansainvälisiä verkostoja sekä sellaisten markkinoiden, kielten ja asiakasryhmien tuntemusta, jotka avaavat yritykselle uusia mahdollisuuksia.

Tämä osaaminen ei välttämättä välity suunnitelmasta, jos sen sanoittaminen suomeksi tai englanniksi on vaikeaa. Tarkentavilla kysymyksillä voidaan hahmottaa, miten osaaminen ja verkostot näkyvät käytännössä: millaista hyötyä ne tuovat asiakkaalle ja miten niiden varaan voi rakentaa kannattavaa liiketoimintaa?

Monelle valmiin suomen- tai englanninkielisen tekstin lukeminen ja ymmärtäminen on helpompaa kuin sen tuottaminen itse. Kielitaito voi siis riittää sisällön tarkistamiseen, vaikka ajatusten kirjoittaminen tyhjälle sivulle tuntuisi vaikealta.

Tekoälyltä voi pyytää tarkentavat kysymykset omalla äidinkielellä ja myös vastata niihin samalla kielellä. Vastausten pohjalta suunnitelmaa voidaan muotoilla suomeksi tai englanniksi, yksi osa kerrallaan. Yrittäjä tarkistaa, vastaako teksti sitä, mitä hän tarkoitti. Epäselvän käsitteen tai kohdan voi pyytää selittämään omalla kielellä ja korjata tekstiä sen jälkeen.

Tämä on myös Älyvoima-hankkeen tavoitteiden kannalta olennainen mahdollisuus: tekoälyn avulla voidaan tuoda yrittäjän osaamista näkyviin ja samalla vahvistaa hänen valmiuksiaan suunnitella omaa liiketoimintaansa.

Eri versioita eri tarpeisiin

Samasta liiketoimintasuunnitelmasta voi tehdä eri käyttötarkoituksiin sopivia versioita. Yrittäjän oma versio voi olla yksityiskohtaisin. Siinä on tilaa käytännön järjestelyille, keskeneräisille ajatuksille ja omien motiivien pohtimiselle: miksi haluan yrittäjäksi, mitä tavoittelen ja millaista arkea haluan rakentaa?

Rahoittajalle suunnatussa versiossa korostuvat selkeys ja olennaiset tiedot. Käytännön ohjenuorana pidän noin kymmenen sivun mittaista tekstiä, rahoittajan omat ohjeet huomioiden. Lukijan pitäisi saada sujuvasti käsitys liikeideasta, asiakkaista, toteutuksesta ja kannattavuuden edellytyksistä.

Tekoäly voi auttaa tiivistämään laajemmasta suunnitelmasta tähän tarkoitukseen sopivan version. Yrittäjän tehtäväksi jää tarkistaa, että keskeiset tiedot säilyvät ja eri versiot ovat keskenään johdonmukaisia.

Realistiset tavoitteet ja luvut auttavat varautumaan

Taloussuunnittelun lähtökohtana ovat yrittäjän omat tavoitteet. Millaisen toimeentulon yrityksestä tarvitsen, ja kuinka paljon myyntiä tarvitaan kattamaan myös toiminnan kulut? Ensimmäiselle vuodelle kannattaa asettaa realistiset tavoitteet ja pohtia myös pidempää aikaväliä: tavoittelenko itselleni vakaata työtä vai haluanko kasvattaa yritystä ja mahdollisesti työllistää muitakin?

Suurempi liikevaihtoennuste ei itsessään tee suunnitelmasta parempaa. Olennaista on, mistä myynti muodostuu: kuinka monta asiakasta tarvitaan, mitä he ostavat, kuinka usein ja millä hinnalla? Onko suunniteltu myyntimäärä mahdollista toteuttaa käytettävissä olevalla työajalla ja muilla resursseilla?

Erityisesti ensimmäisen vuoden arvioissa kannattaa olla maltillinen. Asiakaskunnan rakentaminen vie aikaa, mutta kustannuksia voi syntyä jo ennen ensimmäisiä kauppoja. Suunnitelman on hyvä näyttää myös, miten rahat riittävät alkuvaiheessa, jos yritys ei vielä turvaa tavoiteltua toimeentuloa.

Taloussuunnitelmasta voi laatia kolme vaihtoehtoista laskelmaa: varovaisen, todennäköisimmän ja optimistisen. Niiden avulla voi arvioida, miten asiakasmäärän tai myynnin käynnistymisen muutokset vaikuttavat tulokseen ja rahojen riittävyyteen.

Tekoäly voi auttaa vertailemaan vaihtoehtoja ja kysymään, mihin arviot perustuvat. Lähtölukujen tulee pohjautua selvitettyihin hintoihin, kustannuksiin ja perusteltuihin oletuksiin, ja laskelmien oikeellisuus on tarkistettava. Näin yrittäjä ymmärtää, mitä omien tavoitteiden saavuttaminen käytännössä edellyttää.

Suunnitelman äärellä kohdataan myös ihminen

Yritysneuvojana tuon keskusteluun kokemukseni monien liiketoimintasuunnitelmien lukemisesta ja yrittäjyyttä suunnittelevien ihmisten kohtaamisesta. Suomalaisen toimintaympäristön, paikallisten olosuhteiden ja yrityskulttuurin tuntemus auttaa tarkastelemaan, miten suunnitelma voisi toimia käytännössä. Kokemus auttaa myös huomaamaan kohtia, joita tekoäly ei ole välttämättä huomannut.

Keskustelussa yritysneuvojan kanssa suunnitelma saa rinnalleen aloittavan yrittäjän oman elämäntilanteen. Yrittäjä voi kertoa, mikä häntä innostaa, mikä mietityttää ja missä hän kaipaa tukea. Yhdessä voimme pysähtyä epäselvän asian äärelle, tarkastella oletuksia ja löytää seuraavan konkreettisen askeleen. Myös neuvoja oppii yrittäjältä hänen alastaan, osaamisestaan ja tavastaan nähdä mahdollisuuksia.

Tekoäly voi auttaa aloittavaa yrittäjää valmistautumaan keskusteluun yritysneuvojan kanssa ja myös työstämään suunnitelmaa sen jälkeen. Inhimillinen vuorovaikutus tuo työskentelyyn kuuntelemisen, luottamuksen ja mahdollisuuden rakentaa yhteistä ymmärrystä.

Minulle yritysneuvojana tärkeä onnistumisen merkki on se, että yrittäjä osaa kertoa suunnitelmastaan omin sanoin, ymmärtää lukujensa perusteet ja tietää, miten hän lähtee etenemään. Silloin liiketoimintasuunnitelma toimii siinä tehtävässä, johon se on tarkoitettu: yrittäjän oman toiminnan tukena.

Anneli Rinta-Paavola
Yritysneuvoja
Älyvoima-hankkeen projektipäällikkö

Lue lisää Älyvoima-hankkeesta: Älyvoima

Varaa aika Yritysneuvontaan: Tästä